Cơ cấu của phòng hành chính trong một tổ chức thường bao gồm các bộ phận và vị trí khác nhau, tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu cụ thể của tổ chức đó. Dưới đây là một cơ cấu cơ bản của phòng hành chính mà bạn có thể tham khảo:
1. Trưởng phòng Hành chính (Administrative Manager)
-
Vai trò:
-
Lãnh đạo, quản lý và giám sát toàn bộ hoạt động của phòng hành chính.
-
Đưa ra các chính sách, quy định liên quan đến hoạt động hành chính.
-
Báo cáo trực tiếp lên ban lãnh đạo hoặc giám đốc về tình hình hoạt động của phòng.
-
Nhiệm vụ:
-
Đảm bảo các hoạt động hành chính diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
-
Quản lý nguồn lực (nhân sự, tài chính, trang thiết bị) của phòng hành chính.
2. Nhân viên Hành chính Tổng hợp (General Administrative Staff)
-
Vai trò:
-
Xử lý các công việc hành chính hàng ngày như quản lý văn thư, tiếp nhận và phân phối thư từ, tài liệu.
-
Sắp xếp lịch họp, chuẩn bị phòng họp và các tài liệu cần thiết.
-
Nhiệm vụ:
-
Đảm bảo các hoạt động văn phòng diễn ra trôi chảy.
-
Hỗ trợ các bộ phận khác trong việc chuẩn bị tài liệu và tổ chức sự kiện nội bộ.
3. Nhân viên Hậu cần (Logistics Staff)
-
Vai trò:
-
Quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng và các vấn đề hậu cần khác.
-
Nhiệm vụ:
-
Quản lý kho văn phòng phẩm, đảm bảo các phòng ban luôn có đủ trang thiết bị cần thiết.
-
Đặt mua, bảo trì và kiểm kê tài sản, thiết bị của công ty.
4. Nhân viên Nhân sự (HR Staff)
-
Vai trò:
-
Hỗ trợ các công việc liên quan đến nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên.
-
Nhiệm vụ:
-
Quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi hợp đồng lao động, chế độ lương thưởng, bảo hiểm.
-
Hỗ trợ tổ chức các chương trình đào tạo, sự kiện và các hoạt động nhân sự khác.
5. Nhân viên IT/Hỗ trợ kỹ thuật (IT Support Staff)
-
Vai trò:
-
Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và duy trì hoạt động của các hệ thống IT trong công ty.
-
Nhiệm vụ:
-
Giải quyết các vấn đề kỹ thuật liên quan đến máy tính, mạng, phần mềm văn phòng.
-
Đảm bảo các hệ thống CNTT hoạt động ổn định và an toàn.
6. Nhân viên Lễ tân (Receptionist)
-
Vai trò:
-
Là bộ mặt của công ty, tiếp đón khách hàng, đối tác khi họ đến văn phòng.
-
Nhiệm vụ:
-
Trực điện thoại, tiếp nhận và chuyển tiếp thông tin từ khách hàng, đối tác.
-
Hỗ trợ các công việc hành chính khác khi cần.
7. Nhân viên Văn thư (Document Control Clerk)
-
Vai trò:
-
Quản lý và lưu trữ các tài liệu, hồ sơ của công ty.
-
Nhiệm vụ:
-
Đảm bảo các tài liệu được sắp xếp, lưu trữ và truy cập một cách hệ thống.
-
Thực hiện các công việc sao chép, phát hành tài liệu theo yêu cầu.
8. Nhân viên Bảo vệ (Security Staff)
-
Vai trò:
-
Đảm bảo an ninh, an toàn cho công ty và nhân viên.
-
Nhiệm vụ:
-
Giám sát, tuần tra khu vực làm việc.
-
Quản lý việc ra vào của nhân viên và khách đến công ty.
9. Nhân viên Tạp vụ (Housekeeping Staff)
-
Vai trò:
-
Đảm bảo vệ sinh, sạch sẽ cho văn phòng và các khu vực làm việc.
-
Nhiệm vụ:
-
Dọn dẹp, vệ sinh văn phòng hàng ngày.
-
Đảm bảo môi trường làm việc luôn sạch sẽ và ngăn nắp.